إن الوقت هو العمر، هو الثواني والدقائق والأيام والسنين التي نقضيها في هذه الحياة. تعلم تنظيم الوقت والحفاظ عليه والاستفادة منه هو في الحقيقة تعلم طرق للحفاظ على عمرنا. لذلك فقد حرصنا عزيزي الثري العربي على مشاركتك بأفكار تساعدك على الاستفادة من وقتك و استثمار الوقت وتجنب الملهيات وعمل جدول تنظيم الوقت.
أهمية جدول تنظيم الوقت
في البداية يجب أن تتعلم أن تركز في مهامك وتتجنب الملهيات. الأشخاص الأكثر إنتاجية في العالم يركزون على عمل شيء واحد في وقت معين إذ إن الانخراط في مهمات يتخللها الملهيات والأشياء التي تبعدك عن تركيزك يؤثر على إنتاجيتك بشكل كبير.
قد يبدو من المستحيل تجنب الإلهاء والمشتتات. تشير الإحصائيات إلى أن المشتتات تسبب خسارة فادحة في الإنتاجية. يقضي الموظفون عمومًا 28 بالمائة من وقتهم في التعامل مع الانقطاعات غير الضرورية ومحاولة العودة إلى المسار الصحيح.
حتى مع أفضل النوايا للتركيز في المهمة، ما زلنا نلاحظ أننا نتصفح وسائل التواصل الاجتماعي عندما يجب أن نعمل، نسرع في البحث عن هاتفنا الخلوي في اللحظة التي نسمع فيها إشعارًا، ثم هناك البريد الإلكتروني! إذا لم نتحقق من وسائل التواصل كل فترة وجيزة، فإننا نشعر بالقلق من أن نفقد شيئًا مهمًا.
إذن، كيف يمكنك استعادة السيطرة على وقتك واهتمامك؟ فيما يلي سبع استراتيجيات مجربة للتغلب على المشتتات واستعادة تركيزك.
7 استراتيجيات مهمه تساعدك في جدول تنظيم الوقت
فيما يلي بعض استراتيجيات مهمه تساعدك في جدول تنظيم الوقت:
1. ضع نفسك في وضع خالٍ من الإلهاء.
ابدأ في بناء عادات تساعدك على التخلص من المشتتات والحفاظ على تركيزك. ابدأ بإنشاء بيئة لا تتواجد فيها رغبة في الانشغال بشيء آخر غير ما تعمل عليه. هذا ليس سهلا. على سبيل المثال، يعتمد الكثير منا على جهاز كمبيوتر للقيام بالعمل، ولكننا نجد أيضًا أن أكبر مصادر التشتيت لدينا ممكنة من خلال استخدام جهاز كمبيوتر على الإنترنت. إذا وجدت نفسك تتجول باستمرار على مواقع الفيديو أو التسوق، فحاول استخدام أحد تطبيقات حظر مواقع الويب.
إعمل على إنشاء عادات تشير إلى نفسك ومن حولك بأنك في وضع بعيد عن المشتتات. أغلق باب مكتبك. ضع سماعات إلغاء الضوضاء. أغلق هاتفك أو ضعه في وضع الصامت وحركه بعيدًا عنك (حتى لا يمكنك حمله بسهولة). إذا كنت تعمل في مكتب مفتوح، فقد تجد أنه من المفيد الانتقال إلى مكان أكثر هدوءًا. لقد توصلت الدراسات إلى أن المشتتات تحدث بمعدل 64 بالمائة أكثر في المكتب المفتوح بسبب المقاطعات من الآخرين.
2. حدد ثلاثة أهداف رئيسية كل يوم.
قائمة طويلة من الأشياء التي يجب القيام بها يمكنها أن تشعرك بأنها لا يمكن التغلب عليها وتجعلك تشعر بالإرهاق. قد تجعلنا كذلك على استعداد للاستسلام للمشتتات. يمكنك تعويض ذلك بإعطاء نفسك 3 أهداف لتحقيقها كل يوم. اكتبها على ورقة لاصقة والصقها حيث يمكنك رؤيتها بسهولة أثناء عملك.
من خلال الحد من عدد الأهداف اليومية، ستكون قد حددت بوضوح ما تحتاج إلى العمل عليه. ستعمل بتركيز أكبر على هذه المهام وسيكون عقلك أقل استعدادًا للشرود.
اسأل نفسك كل صباح: ما أهم ثلاثة أشياء عليك إنجازها اليوم؟ يجب وضع أي مهام أخرى في قائمة مهام منفصلة. يمكنك البدء في معالجة تلك المهام الأقل أهمية بمجرد تحقيق الأهداف الثلاثة الأولى.
3. امنح نفسك إطارًا زمنيًا أقصر.
المزيد من ساعات العمل لا يعني بالضرورة أنك تنجز المزيد من الأشياء. ينص قانون باركنسون على أن “العمل يميل إلى التوسع لملء الوقت المتاح لدينا لإكماله”. والشيء هو أننا عادة ما نملأ أي وقت متبقي بالمشتتات. هذا لأن أذهاننا مصممة للحفاظ على الطاقة كلما أمكن ذلك. إذا لم يكن علينا القيام بشيء ما، فهناك فرصة جيدة ألا نفعله. بدلاً من ذلك، سنسمح لأنفسنا بمشاهدك فيديو أو لعب لعبة على الهاتف.
من ناحية أخرى، عندما نحدد موعدًا نهائيًا، فإننا نزيد فجأة من تركيزنا بشكل كبير ونتجنب الانحرافات بأي ثمن. عندما تعلم أنه يتعين عليك إنجاز شيء ما في وقت محدد، فستجد طريقة للقيام بذلك.
4. مراقبة شرود عقلك.
نقضي ما يقرب من 50 في المائة من وقت الاستيقاظ في التفكير في شيء آخر غير ما يفترض بنا القيام به، وفقًا لدراسة واحدة في جامعة هارفارد. نحن في وضع الطيار الآلي، وعقولنا تشتت، جزئيًا لتجنب جهد التركيز على شيء ما. مفتاح زيادة الإنتاجية هو ملاحظة متى يشتت ذهنك وتعيد انتباهك إلى المهمة.
هذا يعني الانتباه لأفكارك ومعرفة متى يبدأ عقلك في الانجراف. يتيح لك ذلك إدارة ما تركز عليه وإعادة توجيه أفكارك عندما تخطئ. بدلاً من السماح لنفسك بالاستمرار في التعرّف على وسائل التواصل الاجتماعي لمشاهدة آخر الأخبار، فإنك تسيطر على هذا الإلهاء.
5. تدريب عقلك على التركيز عن طريق لعبة .
عقلك مثل العضلة. من أجل استخدامها بشكل فعال، تحتاج إلى تدريبها . نحن بحاجة إلى تدريب أدمغتنا على الاستمرار في التركيز من خلال العمل تدريجيًا على تركيزنا. سيعزز هذا قدرتنا على التركيز لفترات أطول من الوقت.
الطريقة الرائعة لبدء ذلك هي من خلال “طريقة بومودورو”، إذ يتم ضبط عداد الوقت وتركز تمامًا على مهمة لفترة من الوقت، مثل 45 دقيقة متتالية. ثم امنح نفسك استراحة لمدة 15 دقيقة.
إذا كانت 45 دقيقة فترة طويلة، فابدأ بشيء يسهل التحكم فيه، مثل 25 دقيقة، ثم امنح نفسك استراحة لمدة خمس دقائق. الفكرة هي أن تجعلها لعبة – تحدي نفسك للعمل بجد في مهمتك حتى يرن المؤقت. ثم اسمح لنفسك بالاستغراق في أي وسيلة تشتيت تريدها، ولكن لفترة زمنية محددة فقط.
بعد الفاصل، يجب أن تعود إلى العمل مرة أخرى حتى يرن المؤقت من جديد. ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه باستخدام هذه الطريقة!
6. مهمات أصعب.
إذا كنت تواجه مشكلة في التركيز وتشتت انتباهك بشكل مزمن، فقد تكون مهامك مملة. قد تشعر وكأنك تعمل بجد طوال اليوم، ولكن قد تشعر أن عقلك يكافح الملل ويتطلع إلى ملء الوقت بشيء أكثر إثارة للاهتمام.
عندما تقوم بعمل معقد أو يحتوي على التحدي ذلك يدفع حدود مهاراتنا وفكرنا، ويزيد بصورة كبيرة جدا من التركيز على المهمة. عقولنا مصممة للتركيز على أي شيء جديد أو ممتع أو مهدد. ومعالجة هذه المهام يمنحنا إحساسًا بالإنجاز. ولكن ليس لدينا مثل هذا الشعور بالإنجاز في مهمة نعتبرها وضيعة أو أقل من إمكانياتنا.
تتطلب المهام المعقدة المزيد من ذاكرتنا العاملة وانتباهنا، مما يعني أن لا يبقى لدينا قدرة ذهنية للانغماس في الملهيات. من المرجح أن ندخل في حالة من الانغماس التام في العمل عندما تتعرض قدراتنا للتحدي. نشعر بالملل عندما تتجاوز مهاراتنا متطلبات عملنا إلى حد كبير – مثل عندما ندخل البيانات دون تفكير لعدة ساعات.
قيّم مستوى العمل المشغول غير المنتج الذي تقوم به. هل تواجه صعوبة في المشاركة في المشروع؟ قد يشير هذا إلى أن لديك القدرة على القيام بمشاريع أكثر صعوبة.
7. كسر دائرة التوتر والإلهاء.
يمكن أن يلعب التوتر أيضًا دورًا رئيسيًا في عدم قدرتنا على التركيز أو التغلب على المشتتات. في كثير من الأحيان، نجد أنفسنا نحاول العمل بينما نشعر بالإرهاق. هذا يتركنا مرتبكين ومرهقين، ومن السهل تشتيت انتباهنا وغير قادرين على التركيز. إذا كنت تتعرض للتشتت بسهولة، فقد يشير ذلك إلى أنك تحت ضغط مرتفع.
جدول تنظيم الوقت اليومي doc
.webp "جدول تنظيم الوقت")
لعمل جدول تنظيم الوقت اليومي افتح صفحة جديدة على جوجل docs أو على برنامج الوورد أو حتى في مفكرتك الشخصية ودون التالي :
الخطوة 1: ضع قائمة بجميع مهامك وواجباتك
تساعدك كتابة مهامك وواجباتك على التفكير فيما يجب القيام به. إنه تمرين مفيد سيساعدك على التأكد من عدم إغفال أي شيء في جدول تنظيم الوقت اليومي.
إذا كانت أي من مهامك جزءًا من مشروع أكبر يعتمد على إكمال العمل من قبل الآخرين، فستحتاج إلى التشاور معهم للتأكد من أنك كتبت كل المهام.
أثناء التشاور مع الفريق، تأكد من مراعاة نطاق المشروع ووضع. لا تريد تضمين أي مهام قد تعرقل المشروع. من المفيد أيضًا تقدير الموارد التي ستحتاجها لإكمال المهام.
الخطوة 2: حدد أولوياتك (المهام الأكثر أهمية)
في هذه الخطوة، تحتاج إلى تحديد المهام الأكثر أهمية لديك. لكي تحدد هذه المهام، قد يفيدك استخدام المعايير التالية على النحو المحدد في مصفوفة أيزنهاور:
- هام وعاجل: هذه هي المهام التي تتم بشكل فوري وشخصي. هي مهام مهمة وهي أيضا عاجلة لا يمكن تأجيلها.
- مهمة ولكنها ليست عاجلة: هذه هي المهام التي التزمت بإكمالها والتي لها وقت محدد لأداء محدد، ولكن لا يلزم القيام بها اليوم. لا يزال من المهم جدولة الوقت لإكمال هذه المهام أو سينتهي بها الأمر إلى الانتقال إلى الربع المهم / العاجل.
- ليست مهمة ولكنها عاجلة: هذه مهمات عاجلة كالرد على الهاتف مثلا ولكنها قد لا تكون مهمة لذلك يمكنك تفويض شخص آخر للقيام بها.
- ليست مهمة وليست عاجلة: هذا النوع من المهام له قيمة قليلة أو لا قيمة له ويجب التخلص منه إن أمكن وتعتبر غالبيتها ملهيات أو مشتتات .
الخطوة 3: تقدير الوقت الذي سيستغرقه إكمال كل مهمة ذات أولوية
إذا كنت تعمل في مشروع يتضمن فريقًا وهذا المشروع يجب أن يوضع في جدول تنظيم الوقت اليومي الخاص بك، فقد ترغب في التشاور مع أعضاء الفريق لمساعدتك في تحديد مقدار الوقت الذي ستستغرقه لإنهاء المهام الفردية. قد ترغب في تجربة إحدى طرق التقدير التالية:
- سؤال شخص له خبرة: التشاور مع الأشخاص ذوي الخبرة في العمل في مهمة مماثلة يعتبر إختيار جيد. إذ يمكن أن تساعدك خبرتهم في تحديد إطار زمني معقول لإكمال المهمة مما يساعدك في تقسيم جدول تنظيم الوقت اليومي بطريقة موضوعية. .
- تقدير مماثل: انظر إلى المشاريع السابقة أو المهام المماثلة التي تم إنجازها من قبل لتقدير المدة التي سيستغرقها هذا المشروع. على سبيل المثال، إذا استغرق الأمر 30 دقيقة لتحديث المعلومات على صفحة الويب، فيمكنك تقدير بشكل معقول أن الأمر سيستغرق 30 دقيقة لتحديث صفحة ويب بنفس الطول.
- تقدير تقريبي: تشبه هذه الإستراتيجية التقدير المماثل ولكن بصورة أكبر. على سبيل المثال، إذا كنت تستغرق ساعتين لقص العشب الذي تبلغ مساحته فدانًا واحدًا، فيمكنك تقدير أنك ستستغرق أربع ساعات لجز العشب الذي تبلغ مساحته فدانين.
الخطوة 4: وضع وقت للطوارئ في جدول تنظيم الوقت اليومي
أنت بحاجة إلى إضافة مساحة بيضاء صغيرة في جدولك. فقد تحتاج إلى ملء تلك المساحة البيضاء بمهام إضافية. احرص على عدم الالتزام بأكثر مما يمكنك التعامل معه بشكل واقعي.
قد تجد أمورا أو أحداثا تحتاج معها إلى إضافة بعض المهام إلى جدولك وجدولة بعض المساحة البيضاء للطوارئ . قد لا تعرف في البداية مقدار الوقت الإضافي الذي ستحتاجه، ولكن الخبرة والتشاور مع الآخرين والتجربة والخطأ البسيط يمكن أن تساعدك في تحديد مقدار الوقت الذي يجب إضافته. كلما زادت صعوبة التنبؤ بالمشروع، زاد وقت الطوارئ الذي قد تحتاجه.
الخطوة 5: الوقت التقديري في جدول تنظيم الوقت اليومي
إذا كان لديك أي وقت متبقٍ، فهذا هو وقتك التقديري، أو الوقت الذي لم يتم تخصيصه لمهمة أو نشاط معين. هذا هو الوقت الشخصي لقراءة رسائل البريد الإلكتروني، ومراجعة جدولك الزمني، والتحضير لاجتماع، والعمل من خلال العناصر المهمة ولكن ليست العاجلة، وما إلى ذلك.
الخطوة 6: إنشاء تمثيل مرئي لجدول تنظيم الوقت اليومي الخاص بك
أثناء قيامك بإعداد جدول تنظيم الوقت اليومي، يجب عليك إنشاء تمثيل مرئي مثل التقويم. يتيح لك استخدام الجدول المرئي معرفة ما يجب القيام به بنظرة سريعة. يمكنك استخدام ألوان معينة لكل قسم حتى تتمكن من التمييز بين الأولويات العالية والمنخفضة بسهولة.
من الأجزاء المهمة في إنشاء التقويم التأكد من الرجوع إليه كثيرًا. إذا كنت لا تراجع التقويم الخاص بك بانتظام، فقد تنسى المهام والعمل المهم قد لا يكتمل.
الخطوة 7: حلل جدولك وأنشطتك
من المحتمل ألا يكون جدول تنظيم الوقت اليومي الذي وضعته مثاليًا في محاولتك الأولى. تتغير الجداول مع تطور المهام. تحتاج إلى مراجعة جدولك وتحليله كثيرًا لمعرفة ما ينجح وما يحتاج إلى تعديل.
على سبيل المثال، إذا وجدت أنه ليس لديك وقت تقديري كافٍ وواصلت نقل المهام إلى تقويم الأسبوع المقبل، فأنت بحاجة إلى التراجع ومراجعة الخطوات السابقة. هل جميع المهام التي أضفتها ضرورية للغاية؟ هل الوقت المقدر للمهام معقول؟ هل هناك موظفين آخرين يمكن تفويض المهام إليهم؟
إذا لم يكن لديك الوقت التقديري الكافي، فقد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن عبء العمل لديك، أو البحث عن حلول الأتمتة، أو ربما الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الأعمال.
جدول تنظيم الوقت اليومي pdf
يتضمن نفس الخطوات السابقة ولكن يمكنك تحويل الجدول بعد انتهاء وضعه لصيغة الpdf وحفظه او تحميل نسخه من هنا
جدول تنظيم الوقت للدراسة
تتمثل إحدى طرق ضمان نجاح الدراسة في إنشاء جدول دراسي قوي. ومع ذلك، فإن إنشاء جدول دراسي يمكن أن يكون أصعب مما نعتقد ضع هذه النقاط في اعتبارك أثناء وضع جدول تنظيم الوقت للدراسة:
1. ضع أهدافًا قصيرة وطويلة المدى للدراسة
سيكون من الأسهل إنشاء وإدارة جدولك الزمني إذا كنت تعرف ما تريد تحقيقه في النهاية. سيساعدك هذا أيضًا في تحديد المجالات التي تحتاج إلى التركيز عليها.
قد تتضمن الأهداف قصيرة المدى اجتياز اختبار في أسبوع، أو إنهاء بحث في غضون أسبوعين، أو حفظ عرض تقديمي في 10 أيام. بالنسبة لهذه المشاريع، قسّم مهامك كل يوم.
قد تتضمن الأهداف طويلة المدى الالتحاق بكلية معينة أو الفوز بمنحة دراسية أو الحصول على وظيفة أو تدريب داخلي معين. لهذا ، قسّم أهدافك حسب الأسبوع والشهر لجعلها أكثر قابلية للإدارة.
تأكد من أنك تعرف بالضبط كم من الوقت لديك لكل من هذه الأهداف. اكتب تاريخ الانتهاء واحسب عدد الأيام والأسابيع والأشهر المتبقية. على سبيل المثال، ما هو الموعد النهائي لتقديم طلب جامعي أو متى تكون امتحاناتك؟
2. ضع قائمة بجميع المواد التي تحتاج إلى دراستها.
ربما تكون الخطوة الأولى في إنشاء جدول دراستك هي سرد جميع الموضوعات والدورات التي تحتاج إلى دراستها. سيساعدك وضع التزاماتك على الورق في الحصول على فكرة أفضل لما يجب عليك فعله حقًا.
3. حدد ما عليك القيام به لكل موضوع أو اختبار.
الآن بعد أن قمت بتدوين جميع الموضوعات المختلفة التي تحتاج إلى دراستها، فأنت بحاجة إلى معرفة ما عليك القيام به لكل مادة. والوقت الذي ستحتاجه لدراسة لكل مادة على حدة.
4. قسّم وقتك المتاح خلال الأسبوع إلى مجموعات دراسية.
قبل أن تمضي قدمًا، تحتاج إلى تقسيم الوقت المتاح لك خلال الأسبوع إلى مجموعات. بعد القيام بذلك، يمكنك الذهاب وتعيين الأجزاء الخاصة بكل قسم.
تتمثل الحيلة في إنشاء جدول دراسة في التخطيط للدراسة في نفس الوقت كل يوم حتى يكون لديك بالفعل جدول يمكنك حفظه دون التحقق منه باستمرار. من خلال إنشاء روتين، سوف تبني عادة دراسة إيجابية.
تحقق مما إذا كانت هناك أوقات أو أيام في الأسبوع يمكنك دائمًا الدراسة خلالها. على سبيل المثال، قد تكون متفرغًا من 3 إلى 4 مساءً. كل ثلاثاء وخميس. إذا كان ذلك ممكنًا، فحاول أن تحدد موعدًا للمذاكرة بعد ذلك، لأن الروتين المنتظم والمحدّد يمكن أن يساعدك في الدخول في عقلية مذاكرة وتركيز بسرعة.
5. تخصيص وقت للأنشطة غير الأكاديمية.
أثناء تخصيص الوقت لكل قسم، تحتاج إلى التأكد من أنك تخصص وقتًا للعائلة والأصدقاء والراحة. هذا لأنك لن تكون قادرًا على النجاح في دراستك ما لم تنشئ توازنًا صحيًا بين حياتك الشخصية وحياتك الأكاديمية.
خصص وقتًا للأحداث التي لا يمكنك إعادة جدولتها مثل عيد ميلاد أختك، أو لم شمل الأسرة، أو موعد طبيب الأسنان.
6. تقييم جدولك الحالي.
من الخطوات المهمة جدا عند عمل جدول الدراسة هي تقييم جدولك الحالي والطريقة التي تقضي بها الوقت حاليًا. حدد عدد الساعات التي تدرسها حاليًا في الأسبوع. حدد عدد الساعات التي تخصصها حاليًا للترفيه في الأسبوع. حدد عدد الساعات التي تقضيها حاليًا مع الأصدقاء والعائلة في الأسبوع. قم ببعض العمليات الحسابية السريعة لترى ما يمكنك تغييره.
7. تطلع إلى وقت فراغك كمكافأة للدراسة.
استخدم وقت فراغك كطريقة لإعادة الشحن. قد يساعدك أخذ قيلولة. المشي أو ممارسة اليوجا قد يريحك ويساعدك على التركيز عندما تحتاج إلى العودة إلى الدراسة.
تأكد من الخروج من المنزل. استخدم وقت فراغك للخروج بعيدًا عن مكان الدراسة. خذ فترات راحة قصيرة والتزم بها. أحد أهم عناصر اتباع جدول الدراسة الخاص بك هو التأكد من التزامك بجدولك الزمني وأخذ الوقت المخصص للراحة فقط. أخذ فترات راحة إضافية أو إطالة فترات الراحة يمكن أن يفسد جدولك الزمني.
استخدم وقت استراحتك بحكمة. تجنب مصادر التشتيت التي قد تطيل فترة الراحة.
في نهاية المقال نرجو أن نكون قد ساعدناك بأفكار لتنظيم الوقت وعمل جدول تنظيم الوقت المثالي لك.
